Contrôle interne spécial fêtes : 8 ‘bonnes pratiques’ concrètes pour passer Noël sans mauvaises surprises

Période de Noël = équipes réduites, volumes exceptionnels, calendrier compressé… et appétit accru pour la fraude. La différence entre une période maîtrisée et une période à risque se joue sur quelques contrôles très concrets, bien exécutés.

Voici 9 pratiques précises, applicables tout de suite, sans transformer votre organisation.

Pratique 1 – Cartographier le “profil de risque Noël”

Les études sur la fraude saisonnière convergent : les pics de fraude arrivent quand l’activité reste soutenue mais que les équipes sont réduites (congés, télétravail, intérim). Moins de vigilance, plus de contournements de procédures, et des flux inhabituels (cadeaux, remises, avoirs, commandes urgentes).

✅Trois zones rouges à cartographier :

• Chaîne achats–paiements (Procure-To-Pay  / Fournisseurs) : nouveaux fournisseurs, changements de RIB, factures en urgence.
• Encaissements & remises commerciales (Order-To-Cash) : ristournes de fin d’année, avoirs “exceptionnels”.
• Stocks & actifs : inventaire physique, retours, casses, bons de sortie non standard.

L’objectif : renforcer quelques contrôles ciblés – pas ajouter une couche bureaucratique générale.

Pratique 2 – Clôture de fin d’année : fiabiliser sans paralyser

Les checklists de clôture recommandent de préparer la clôture de fin d’année dès novembre : tâches standardisées, responsabilités claires, contrôles ciblés sur les soldes sensibles.

✅Au plus tard le 15 décembre, s’assurer que, jusqu’à fin novembre :

• Tous les rapprochements bancaires sont effectués et documentés.
• Les comptes d’attente et transitoires sont revus : pas de soldes orphelins.
• Les pièces justificatives des écritures manuelles significatives sont archivées dans un référentiel unique (dossier de clôture partagé).
• Un planning de clôture est validé, avec un remplaçant identifié pour chaque tâche si la personne est en congés.

Pratique 3 – Inventaires physiques : ne pas en faire un exercice “papier”

Les guides d’inventaire rappellent que les écarts viennent autant d’une préparation insuffisante que d’une mauvaise exécution.

✅Inventaire structuré en 4 temps :

1. Avant

• Geler les mouvements ou instaurer un processus de mouvement contrôlé (bons signés).
• Définir des équipes de comptage distinctes de celles qui gèrent le stock au quotidien.

2. Pendant

• Comptage en binôme, fiches ou terminaux numérotés, zones clairement délimitées.
• Interdiction de corriger physiquement sans bon autorisé.

3. Après

• Analyse formelle des écarts par famille d’articles (taux de casse, pertes, erreurs de saisie).
• Définition d’un seuil d’écart au-delà duquel une investigation est obligatoire.

4. Traçabilité

• Feuilles de comptage, écarts, décisions de régularisation et validations archivés dans le dossier de clôture.

Pratique 4 – Inventaire = test de la séparation des tâches

✅Profiter de l’inventaire pour vérifier concrètement la séparation des tâches :

• Qui peut initier un mouvement de stock ?
• Qui peut le valider ?
• Qui peut le comptabiliser ?

Pratique 5 – Mettre en place une politique cadeaux & invitations actionnable

Le guide de l’AFA (Agence Française Anticorruption) rappelle que cadeaux et invitations font partie de la vie normale des affaires… mais peuvent vite basculer en corruption ou trafic d’influence si l’intention et le contexte ne sont pas maîtrisés.

✅Une politique cadeaux & invitations directement actionnable

Une politique utile pour les équipes contient au minimum :

• Seuils monétaires clairs, différenciés si besoin (secteur public / privé, pays).
• Une liste d’exemples concrets (ex : OK : panier standard à 80 € pour un client B2B. Non : week-end offert avec conjoint, billets VIP, cash.)
• Un principe de symétrie : ce qui est interdit à donner est interdit à recevoir.
• Des règles spécifiques pour les fonctions à risque (achats, prescripteurs, agents publics).

Pratique 6 – Registre de cadeaux et validation “juste suffisante”

✅Pour gérer le pic de Noël sans noyer les responsables :

• Tenir un registre centralisé (outil simple ou fichier) avec : date, bénéficiaire, lien d’affaires, montant.
• Exiger une validation préalable pour :
  • tout cadeau dépassant un seuil,
  • tout cadeau à un décideur public ou à un interlocuteur en appel d’offres,
• Prévoir une revue annuelle de ce registre par la conformité / contrôle interne.

Cette logique est alignée avec les recommandations de l’AFA et des principaux guides de compliance sur les cadeaux de fin d’année.

Pratique 7 –  Séparation des tâches : adapter ses contrôles à une équipe réduite

Les bonnes pratiques de séparation des tâches rappellent que l’objectif n’est pas d’avoir un organigramme “idéal”, mais d’éviter que la même personne puisse initier, valider et comptabiliser une transaction à risque.

✅Cartographie séparation des tâches “version fêtes”

Entre novembre et janvier, établir une carte très opérationnelle :

• Processus P2P (Procure-To-Pay) :
  • A crée / modifie les fournisseurs
  • B valide les fournisseurs + les changements de RIB
  • C exécute matériellement le paiement
• Processus Trésorerie :
  • A prépare les paiements
  • B valide les batches et les libère en banque
  • C surveille les rapprochements et journaux d’anomalies

Quand la taille de l’équipe ne le permet pas, prévoir des contrôles compensatoires : revue quotidienne par un manager non-signataire, alerte automatique sur paiements hors seuil, etc.

Pratique 8 – Contrôles renforcés sur quelques scénarios critiques

✅Par exemple :

• Création d’un nouveau fournisseur + changement de RIB : vérification indépendante via canal externe (rappel au numéro officiel).
• Avoir commercial supérieur à X € : validation du management + justification écrite.
• Paiement hors cycle habituel (week-end, nuit, hors pays) : alerte automatique et revue avant exécution.

Pratique 9 – Ancrer ces pratiques dans son dispositif… sans les oublier en janvier

L’enjeu n’est pas de “sur-vigiliser” décembre, puis de tout oublier ensuite, mais de transformer ces réflexes de fin d’année en routines de contrôle.

✅ Concrètement, entre janvier et mars, on peut :

• Faire un court retour d’expérience “spécial fêtes”
  1 réunion d’1 heure avec finance, contrôle interne, conformité, opérationnels clés :
  • qu’est-ce qui a réellement été fait (clôture, inventaires, cadeaux, séparation des tâches) ?
  • quelles pratiques méritent d’être pérennisées ?
• Intégrer 2–3 contrôles dans ses dispositifs permanents
  Plutôt que tout reprendre, choisir quelques éléments à ancrer :
  • une checklist de pré-clôture réutilisée à chaque fin de mois ou trimestre ;
  • un registre cadeaux / invitations tenu toute l’année, pas seulement en décembre ;
  • des règles de Séparation des Tâches “minimales” formalisées dans les fiches de poste ou matrices d’autorisations.
• Basculer ce qui fonctionne dans son plan de contrôles
  • ajouter une revue annuelle des inventaires et des écarts significatifs ;
  • planifier une revue des scénarios critiques (nouveaux fournisseurs + RIB, avoirs élevés, paiements hors cycle) ;
  • intégrer un point “risques saisonniers” dans la cartographie des risques (fêtes, soldes, congés d’été).
• Automatiser les rappels clés
  • – planifier des rappels récurrents avant chaque période sensible (Noël, été,…) ;
  • – centraliser checklists, procédures courtes et modèles (registre cadeaux, checklists inventaire, trames de planning de clôture…).